Mejor sistema de gestión de documentos
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Los mejores sistemas de gestión de documentos facilitan el almacenamiento, la organización y el intercambio de conocimientos en formato digital. Sin uno, sus empleados podrían sentirse como en un juego constante de “¿Dónde está Waldo?” cuando se trata de buscar archivos importantes en línea.
Compartir conocimientos y documentos importantes de forma eficaz en el lugar de trabajo también es crucial para dirigir una empresa productiva. De hecho, más del 70% de las empresas prevén que pueden aumentar la productividad en al menos un 20% mediante el intercambio eficaz de conocimientos, según la Technology Services Industry Association. Sin embargo, sólo el 15% de las empresas encuestadas afirman contar con un proceso formal de gestión del conocimiento.
No existe un único sistema de gestión de documentos en el mercado: todo depende del tamaño y las necesidades de su empresa. También es posible que necesite utilizar más de uno para una gestión eficaz del conocimiento. Dicho esto, aquí están nuestras principales opciones a tener en cuenta.
La clave es tener una estrategia para organizar los documentos, de modo que no acaben en una confusa sopa de archivos por la que sea difícil navegar. Cree carpetas y subcarpetas para sistematizar su base de conocimientos y hacer que los títulos de los documentos sean fáciles de buscar.
Sistema privado de gestión de documentos
SharePoint ofrece una plataforma flexible y escalable para organizar y gestionar sus documentos y colaborar en su creación y edición. Sin embargo, es un sistema extenso con una pequeña curva de aprendizaje, así que espere que su equipo requiera formación y algún tiempo para familiarizarse con el sistema.
M-Files ofrece tres planes de servicio diferentes. Nos gusta que cada uno esté disponible como sistema local, basado en la nube o híbrido, para que los usuarios puedan elegir el tipo de sistema que mejor se adapte a las necesidades y capacidades de su organización. Cada plan también viene con una fácil implementación y actualizaciones automáticas, por lo que puede estar seguro de que su sistema de gestión de documentos está al día. M-Files ofrece paquetes de implantación rápida, servicios gestionados y servicios de formación de equipos si necesita asistencia adicional. La empresa también ofrece una gran cantidad de recursos de aprendizaje en línea, como informes del sector, estudios de casos, infografías, libros electrónicos, vídeos, podcasts y seminarios web a petición.
El reto asociado a VIENNA Advantage es técnico; debe confiar en el apoyo de su comunidad de usuarios para ayudarle a implantar el software y solucionar cualquier problema. A diferencia del software de gestión documental de pago, VIENNA Advantage no ofrece un equipo de asistencia técnica.
Mejores dms
El trabajo oficial en cualquier empresa implica demasiada documentación, y exige un manejo adecuado. Los documentos contienen información empresarial importante que debe ser almacenada, actualizada, transferida y debe ser descartada cuando no es de ninguna utilidad. Todas estas tareas juntas constituyen procesos de gestión de documentos. Un software de gestión documental ayuda a automatizar y agilizar todos estos procedimientos de gestión de documentos.
M-Files es una plataforma que ofrece una variedad de funciones que ayudan a las empresas a ocuparse de sus contenidos y documentos para que los empleados puedan concentrarse en tareas de mayor valor añadido. Mejora la eficiencia al cambiar la forma en que se almacenan los documentos en papel, transformándolos en documentos PDF con capacidad de búsqueda. Ayuda a organizar el contenido con metadatos en los que la información se pone en contexto, de modo que la información se puede buscar y encontrar fácilmente utilizando diferentes criterios. La plataforma permite a los usuarios buscar información en cualquier sistema o repositorio sin ningún problema. La información se puede encontrar, acceder y gestionar en una sola vista. Los usuarios pueden acceder al contenido en cualquier momento y lugar con cualquier dispositivo, incluso en modo offline. Permite a los usuarios compartir fácilmente los documentos con cualquier persona y también añadir flujos de trabajo para automatizar los procesos empresariales. M-Files permite a los usuarios configurar la plataforma y utilizar plantillas para apoyar los casos de uso general y también cumplir con las leyes y reglamentos. ver más
Sistema gratuito de gestión de documentos
La recopilación, la distribución, el almacenamiento, el procesamiento y el archivo de documentos es un componente fijo del proceso de gestión documental diario en las organizaciones. Y no lo olvide: El borrado y la búsqueda de documentos.
Está claro que los procesos basados en el papel son un obstáculo en este punto: requieren mucho tiempo y son poco claros, además de todas las demás desventajas del soporte de papel. La gestión digital de documentos puede ayudar en este punto y supone un gran paso adelante en la transformación digital. A continuación puede leer cómo funciona un sistema de gestión de documentos (DMS), qué hay que tener en cuenta y qué ventajas aporta a la empresa.
EASY DMS (Document Management System) es una solución ECM potente, flexible y escalable. Esto lo convierte en el sistema de gestión documental ideal para grandes empresas, medianas empresas y pequeñas empresas. Un software DMS que convierte su información corporativa y su archivo digital en un recurso empresarial. Sea más rápido y eficiente, con más seguridad en los procesos. Le diremos cómo.
El sistema de gestión documental de EASY hace posible el paso a la digitalización de sus procesos empresariales. No importa si sus datos y documentos están almacenados en los servidores de la empresa o en la nube: Póngase en marcha con EASY DMS, gracias a un funcionamiento intuitivo y fácil de entender. Un sistema de gestión documental puede ser así de sencillo. Con EASY DMS, puede esperar un acceso más fácil a sus datos, ya sean documentos, comprobantes, etc.